Gestão de Processos e a Transformação Digital

A transformação digital é um movimento que envolve pessoas e mudança de cultura, mas que necessita, principalmente, da evolução da gestão de processos. E com a digitalização observada nos últimos anos (especialmente pós-covid-19), esse movimento deixa de ser um diferencial e se torna apenas mais um critério de competitividade. Quem não se adaptar, fica para trás. E a sua empresa? Já entrou nessa onda de transformação?

Como a gestão de processos e transformação digital estão conectados?

Ao contrário de outros temas corporativos, não é necessário muito esforço para convencer alta liderança do investimento necessário na transformação tecnológica de processos. Isso porque a automação (ou ‘tecnologização’) da gestão de processos está diretamente ligada a uma maior eficiência no fluxo de trabalho e consequente retorno financeiro. Além disso, é somente ao se tornarem tecnológicos que os processos podem ser analíticos. E ao se tornarem analíticos, proporcionam a geração inúmeras melhorias:

• Mapeamento de ineficiências / desperdícios de forma mais diretiva;
• Maior flexibilidade e celeridade nas entregas (ex.: recorte de projetos / processos em etapas menores para ajuste, sem interromper o fluxo completo);
• Compliance e mitigação de riscos;
• Agilidade nas respostas aos movimentos de mercado e necessidades do consumidor;
• Entre outros.

Apesar de ser quase obvio e sem necessidade de maiores explicações, de acordo com a última pesquisa realizada pela ABPMP em 2015, 36% empresas com mais de R$300mi em faturamento não tinham nenhum processo automatizado. E cerca de 26% tinham somente até 5 processos automatizados.

Considerando que desde então o mercado tenha evoluído significativamente, é importante pontuar que esse último movimento é recente. De acordo com pesquisa Forbes em 2020, a Covid-19 foi considerada como um acelerador da transformação digital por 87,5% das empresas brasileiras.

Como identificar os principais motivos para iniciar a automação de processos?

Mesmo considerando esse movimento como ‘must do’ para a sustentabilidade de qualquer negócio, muitos líderes ainda resistem em colocar a automação de processos como prioridade por considerar o investimento alto e/ou por estar com uma performance já próxima das expectativas. Porém, é importante observar alguns indicadores que sinalizam possíveis problemas no curtíssimo prazo.

• Ineficiência de comunicação: se você já observa gaps de comunicação e muitas vezes retrabalho e sobreposições de tarefas entre os seus colaboradores, esse já um grande indicador;
• Otimizações pontuais: sua equipe mapeia apenas melhorias pontuais, sem ter uma visão estratégica do todo Isso faz com que o tempo todo você tenha que apagar ‘incêndios’. “Bateção” de cabeça para identificar a causa de problemas;
• A famosa “bateção” de cabeça: você sofre com diversos problemas no dia a dia, mas tem dificuldade de identificar a causa raiz e assim resolvê-los;
• Planejamento falho: a equipe faz o planejamento, mas é sempre pega de surpresa por etapas que não foram consideradas, gerando atrasos e/ou investimentos desnecessários.

Esses são somente alguns dos inúmeros motivos que você deve considerar para iniciar a sua automação de processos.

Desafios e oportunidades na ‘digitalização’ da gestão de processos

Entendendo que a automação da gestão de processos é um caminho sem volta, mapeamos aqui alguns dos principais desafios e oportunidades nesse projeto de transformação.

Os principais desafios:

• Evolução Cultural: infelizmente ainda existem muitas pessoas que acreditam que falar sobre transformação tecnológica é algo apenas para os nativos digitais. Considerando que as pessoas são os executores das transformações, essa mudança de mindset é crucial, principalmente na liderança e média gestão. Caso contrário, o movimento tende a ser superficial e constantemente interrompido.

• Capacitação da Equipe: após ultrapassada a barreira da mudança no mindset, é preciso fazer o upskilling e muitas vezes reskilling (temos uma matéria aqui sobre isso) da equipe. Obviamente que contratar é sempre uma boa alternativa para adquirir perfis específicos, mas capacitar e preparar a sua equipe é um grande passo para uma transição cultural e manutenção do conhecimento interno.

• Planejar Investimento: apesar de existir muitas iniciativas de baixo custo, um projeto de digitalização de processos deve considerar um planejamento para investimentos direcionados, tais como automação do processo de CRM (Customer Relationship Management) para Marketing e Vendas, utilização de ERPs (Enterprise Resource Planning), RPA (Robotic Process Automation), armazenamento de dados em nuvem etc.

Esses desafios, apesar de intensos, serão compensados por uma série de benefícios que serão inevitavelmente sentidos no curto, médio e longo prazo. São eles:

• Melhor eficiência financeira: ao otimizar o tempo da equipe, mitigar erros e acelerar resultados, a automação de processos enxuga o desperdício na gestão de processos.
• Maio segurança de dados: a digitalização dos processos juntamente com a instauração de uma governança digital garante compliance, monitora acessos e garante confidencialidade da informação.
• Cliente no centro: ao digitalizar e automatizar processos, sua equipe poderá ter mais tempo para se focar no que realmente interessa, o cliente final.
• Competitividade: ao colocar o cliente no centro, naturalmente sua equipe terá maior dedicação a novos projetos, produtos, melhorias, inovações, gestão de pessoas etc.

Por isso, se a sua empresa ou a sua área ainda não começou essa transformação ou se você está precisando um suporte nessa jornada, a Grão pode te ajudar. Entre em contato com a gente!