Como montar um bom processo de cobrança

Um dos difíceis legados que a pandemia nos deixou foi a inadimplência. E como contornar essa situação para estabelecer um processo de cobrança eficaz é o desafio que as empresas enfrentam a partir de agora. A boa notícia é que há ferramentas próprias para ajudar os gestores nesse processo.

Endividamento no Brasil

Antes de explorar as ferramentas de gestão do processo de cobrança é preciso entender o contexto da cobrança no Brasil atual. A Serasa Experian divulgou uma pesquisa em maio de 2021 mostrando que 21% das micro, pequenas e médias empresas brasileiras ficaram inadimplentes durante a pandemia e quase 50% delas tiveram que lidar com problemas de pagamento dos seus clientes.

Além disso: Outra pesquisa, desta vez da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo, afirma que 74% das famílias brasileiras possuem alguma dívida. É o maior percentual de endividamento registrado entre setembro de 2020 e novembro de 2021.

Neste momento você deve estar se perguntando: entendi o tamanho do problema, mas como garantir o pagamento se as pessoas estão sem dinheiro? Segundo Felipe Amaral, consultor da Grão e especialista no mercado financeiro e em sistemas de cobrança, esse é o momento de pensar em alternativas que facilitem o pagamento. Entre essas alternativas estão permitir que os clientes parcelem dívidas no cartão de crédito. Ou ainda: transformar o parcelamento das dívidas dos seus clientes em recebíveis junto a bancos, por exemplo. Além disso, flexibilidade, empatia e capacidade de transformação são pontos-chave nesta área. Mas apenas isso não é suficiente.

Um bom sistema de cobrança

Segundo Felipe, há quatro pontos importantes que precisam ser considerados por uma empresa que pretenda ter um bom processo de cobrança.

1. Ter dados estruturados. É preciso saber quem deve, quanto deve, e garantir que os dados sobre o devedor estão atualizados.
2. Criar um sistema de inteligência para leitura dos dados. Isso significa elaborar um perfil de risco dos clientes e cruzar informações para ter insights sobre quem são essas pessoas e como cobrá-las de forma eficiente. A tecnologia é essencial nesses cruzamentos.
3. Desenhar uma régua de cobrança efetiva. Para cada perfil de cliente é preciso pensar em um fluxo de cobrança que economize tempo da equipe e garanta mais agilidade no pagamento. Essa régua é personalizada e definida não só pelo perfil do cliente, mas também pelas necessidades e expectativas da própria organização.
4. Escolher os instrumentos de cobrança. Esses instrumentos envolvem cartas, e-mails, ligações, reuniões presenciais, cartas extrajudiciais e mesmo ajuizamento. A escolha dos instrumentos e do tempo de cobrança depende do perfil do cliente, do valor devido e do risco envolvido, mas de modo geral, quanto maior o risco, mais rápido a cobrança chegará em um ajuizamento.

Dicas para montar uma régua de cobrança

Desses quatro pontos citados por Felipe, um é bastante conhecido: a régua de cobrança. E para ajudar a montar uma régua eficiente, Felipe deixou um passo a passo. Segundo ele, a primeira ação deve ser analisar o atual modelo de cobrança da empresa e entender o que pode ser melhorado – porque sempre é possível!

Entendido o modelo, é hora de definir as personas, criando um sistema de classificação do crédito de acordo com o perfil de risco do devedor e o valor da dívida.

Uma vez definidas as personas, é preciso planejar uma estratégia de cobrança em ondas, adequada para cada perfil de contribuinte. Pode haver desde atuações mais coercitivas, até estratégias que envolvam ciência comportamental.

Em seguida, com as estratégias de cobrança organizadas, é hora de selecionar os instrumentos que serão utilizados. Eles podem ser desde um email até uma reunião presencial ou mesmo uma ação judicial. Depende do montante da dívida e do perfil do cliente.

Por fim, o último passo da régua é criar formas de monitoramento dos processos e garantir que sejam feitos ajustes necessários.

A contribuição da tecnologia em um processo de cobrança

Todas essas etapas envolvem uma quantidade grande de dados e de processos. E a tecnologia pode ajudar por meio de softwares avançados que tratam dados disponíveis e, a partir de premissas pré-definidas pela equipe, transformam esses dados em insights para ajudar os gestores a tomarem decisão.

Por exemplo: utiliza-se a linguagem de programação R para baixar os dados e fazer expurgos, inserções e demais tratativas necessárias para serem levadas a um outro software de Business Intelligence, que vai prover visualmente os insights de negócio para o gestor com KPIs. Em adição, pode ser atribuído tarefas de machine learning para automatizar classificação dos bons e maus pagadores de acordo com o comportamento de suas obrigações.

Como a Grão atua num processo de cobrança

A Grão pode auxiliar de ponta-a-ponta nesse processo, de acordo com o momento da empresa e o tamanho da equipe de cobrança.

• Para empresas que já tenham uma rotina de cobrança definida, mas desejam otimizar o processo e gerir melhor o risco de fornecedores, a Grão possui um módulo de consultoria chamado Performance & Excelência Operacional, com serviços como gestão e desempenho de processos e controles internos, gestão de rotina e gestão e análise de risco de fornecedores. https://graointeligencia.com.br/performance-excelencia-operacional/

• Já organizações que pretendem automatizar ainda mais sua régua de cobrança, a Grão pode ajudar com o pilar de serviços chamado Operações Inteligentes, que desenvolve soluções tecnológicas de ponta em parceria com a SAS Brasil https://graointeligencia.com.br/operacoes-inteligentes/ 

• Para aqueles que buscam o apoio da tecnologia para extrair insights mais poderosos a partir dos dados dos clientes, a Grão, em parceria com a SAS, desenvolveu uma solução chamada Pentagram, que combina o poder das ferramentas analíticas SAS com a robustez analítica da Grão em uma ferramenta cloud gerida por uma equipe de consultores gerando informações realmente relevantes para o seu negócio.

Na implantação de qualquer uma dessas soluções, a Grão pode tanto montar um time de experts sob medida para cada projeto, como alocar parcialmente um consultor para apoiar o time interno dos clientes. Quer entender melhor? Entre em contato com a gente.